Wie schreibt man eine englische E-Mail

Englisch wird immer wichtiger: In vielen internationalen Unternehmen oder für Bewerbungen muss man häufig auf Englisch kommunizieren. In Kursen für Geschäftsenglisch gibt es Lektionen, in denen du gezielt lernst, wie man sich korrekt in Geschäftssituationen verbal als auch schriftlich ausdrückt. Oftmals kommt es dennoch vor, dass man sein Geschriebenes wieder und wieder Korrektur liest und sich unsicher ist. Daher möchten wir dir nochmal eine kurze Lektion zur Auffrischung geben: Wie schreibt man eine englische E-Mail?

Wer sollte eingefügt werden

• To – für alle Menschen, die mit der E-Mail direkt angesprochen werden, bzw. von denen eine Antwort nötig ist.
• CC (Carbon Copy) – Leute, die auch davon in Kenntnis gesetzt werden müssen.
• BCC (Blind Carbon Copy) – Leute, von denen du willst, dass sie die E-Mail sehen, aber von denen die anderen Empfänger nicht wissen sollen, dass sie die E-Mail haben. Das ist allerdings ein bisschen tückisch und sollte mit Vorsicht verwendet werden.

Beachte: Wenn es nicht wichtig ist, dass alle deine Antwort lesen, vermeide "Reply All" zu verwenden, um auf eine Gruppennachricht zu antworten. So können Leute schnell irrtitiert sein.

Subject Line - Betreffzeile

Es ist wichtig, dass deine Betreffzeile genau trifft, worum es in der Email geht. Aber halte sie kurz und einfach.

• Gut: Marketing Meeting Agenda
• Schlecht: A copy of the marketing meeting agenda for next Tuesday. Please can you take a look.

Font - Schrift

In der Regel werden Basisschriftarten wie Arial, Times New Roman oder Calibri  verwendet. Als Schriftfarbe empfiehlt sich schwarz. Benutze keine außergewöhnlichen Farben oder Schriftarten, bevor du nicht sicher bist, dass es angemessen ist.

Englische E-Mail Abkürzungen

Im Geschäftsleben sind dies die am häufigsten auftretenden Abkürzungen, die in einer E-Mail auftauchen können:

• FYI  - For your information
• TBA  - To be announced
• TBC  - To be confirmed
• 1-to-1 - One to one (Meeting)
• KPI  - Key Performance Indicator

Kaplan Tipp: Weitere Abkürzungen und andere Tipps zur internationalen Geschäftswelt findest du im nebenstehenden Karriereguide, den du dir als E-Book downloaden kannst.

Beginn der E-mail

Wenn du an externe oder unbekannte Personen schreibst, ist es das Beste, wie folgt zu beginnen:

• Dear Sir or Madam,
• Dear Mr/Miss/Mrs ______
• To whom it may concern,

Wenn du einem Kollegen schreibst, kannst du so beginnen:

• Dear (Vorname)
• Hello (Vorname)

Hauptteil der E-mail

Die Länge der E-Mail hängt von der Nachricht ab. Im Allgemeinen gilt: Kurz ist besser. Je länger die E-Mail, desto weniger gewillt sind die Empfänger sie zu lesen.

• Benutze Absätze und unterteile den Text in Abschnitte. Das macht ihn einfacher zu lesen und schneller erfassbar.
• Beginne mit einer positiven Aussage, wie "Thank you for your quick reply and your feedback on the agenda."
• Verstecke deine Frage oder Kernaussage nicht in der Mitte der Mail. Nenne sie gleich zu Beginn und mache sie deutlich. "I have made some edits on the marketing agenda for next Tuesday. Could you have another look at it and confirm the changes to me?"
• Schreib in einem professionellen Stil.  Vermeide Witze oder witzige Kommentare. Sie sind manchmal nicht für andere Kulturen geeignet.
• Fügst du Anhänge bei, so solltest du auf diese in deiner Mail hinweisen: "Please find the updated version of the marketing agenda attached."

Ende der E-mail

Jede der folgenden Grußformeln werden als professionell angesehen und sind angemessen.

• Sincerely, ________
• Best Wishes, ________
• Best Regards, ________

Wenn du jemandem schreibst, der in deiner Firma arbeitet oder zu dem zu ein gutes Verhältnis hast, kannst du die E-Mail auch so beenden:

• Many Thanks, ________

Wir hoffen die Tipps helfen dir, deine Business English Skills zu optimieren. Hinterlasse Fragen in den Kommentaren.