Советы о том, как грамотно написать бизнес емейл на английском языке

Современная деловая переписка происходит преимущественно онлайн, особенно если ваши коллеги или партнеры работают в других часовых поясах. Коммуникация посредством бизнес емейлов является неотъемлемой частью мирового бизнес-процесса. Поэтому очень важно знать не только общие правила написания деловых писем, но также их культурные и стилевые особенности. Сегодня мы поделимся с вами опытом написания деловых емейлов на английском языке и обсудим их отличия от русских вариантов.

Сразу нужно заметить, что для русских электронных писем, как и для личного общения, характерны сжатость и даже сухость. Русская деловая переписка очень прямолинейна, прозрачна и содержит только факты, касающиеся темы обсуждения. В то же время емейл на английском языке выглядит намного мягче и должен включать предложения, напрямую не связанные с темой переговоров. Если упустите их, ваш англоязычный собеседник подумает, что вы слишком резки или даже грубы в переписке.

Поэтому очень важно помнить про вежливые отступления от главной темы в начале и в конце письма.

Кого включать в письмо:

• Кому (To) – электронные адреса людей, которым предназначается емейл, и от которых вы ждете ответа
• Копия (CC - Carbon Copy) – люди, которым будет полезно увидеть ваш емейл
• Скрытая копия (BCC - Blind Carbon Copy) – люди, которые получат ваш емейл, но их не будет видно в списке имен получателей. Этот вариант используется в редких случаях и должен применяться с осторожностью.

NB: В английских и американских компаниях включение нескольких людей в переписку очень традиционно и используется чаще, чем в России. Но все-таки старайтесь использовать вариант ответа на групповое письмо “Ответить всем” (Reply All) лишь в тех случаях, когда это действительно необходимо. Так как зачастую это приводит к перегрузке получателей ненужной информацией и часто раздражает людей.

Тема емейла

Очень важно, чтобы тема электронного сообщения была сформулирована четко и кратко. Не пишите длинные предложения в этой графе. Однако удостоверьтесь, что тема ясна и понятна читателю, особенно если английский для него также не является родным языком.

• Хороший вариант: Marketing Meeting Agenda
• Плохой вариант: A copy of the marketing meeting agenda for next Tuesday. Please can you take a look.

Если для вас важно, чтобы на письмо ответили быстро или обратили на него особое внимание, используйте слово URGENT или фразу PLEASE READ в начале темы вашего письма.

Также для подчеркивания важности письма можно использовать значок High Importance, который добавит красный восклицательный знак в строку темы вашего письма.

Начало емейла

Если вы пишете емейл кому-то незнакомому, лучшим способом начать ваше письмо будет использование следующих фраз:

• Dear Sir/Madam,
• Dear Mr/Miss/Mrs (фамилия),
• To whom it may concern,

Если вы пишете письмо коллеге или человеку, с которым вы уже вели переписку в прошлом, тогда наилучшим вариантом приветствия будет:

• Dear (имя),
• Hello (имя),

Как мы уже заметили, после обращения в английский емейлах очень важно добавить вежливое вступительное слово, поблагодарить за что-то или просто проявить интерес к собеседнику:

• Hope you are well!
• Hope everything is fine on your side.
• How was your holiday? Hope you are feeling better.
• Thank you for getting back to me so soon/ Thank you for your prompt response.

Если вы пишете человеку в первый раз, или впервые обсуждаете эту тему в переписке, после приветственного слова важно включить предложение, описывающее причину, по которой вы пишете письмо:

• I am writing to you with regards to…/ I am writing to you regarding…
• Following our previous conversation / Following last week’s presentation, I have decided to write to you…
• My name is Tom Smith, I am a Marketing Executive at ABC, and I am writing to you concerning…

Главная часть емейла

Длина емейла, конечно, зависит от его темы. Однако общие правилом написания главной части таковы:

• Часто используйте параграфы и разделения в тексте. Это делает текст более читабельным и помогает сделать акцент на определенных идеях или пунктах.
• Если у вас есть вопрос или вы хотите подчеркнуть какую-то информацию, не прячьте их в середине текста. Чем раньше и явнее вы обратите на них внимание, тем лучше будет результат. Помните, что большинство людей читают письма поверхностно. И если вы не поставите акцент на важном моменте, то он может остаться незамеченным.
• Не используйте сокращения в написании предложений. Это считается непрофессиональным в деловой переписке. Вместо I’m пишите I am, а на месте won’t должно быть will not.
• Используйте профессиональный тон написания письма. Не используйте шутки и неуместные комментарии. Так как некоторые шутки могут восприниматься по-разному в разных странах.
• Старайтесь описать ваши идеи и комментарии четко и кратко. Чем короче письмо, тем больше вероятности, что его прочитают и дочитают до конца.

При разделении текста с помощью параграфов полезно знать, что в английском языке не используется правило “красной строки”. Все параграфы начинаются в начале страницы, и разделять их советуют двойным пробелом. Кроме того, в отличие от русского, предложения в английском языке короткие и практически не содержат второстепенных членов предложений. Это важно помнить в написании бизнес-емейлов. Золотым правилом здесь будет разбивать сложные предложения на отдельные части и соблюдать простую структуру в написании.

Конец емейла

Перед тем, как написать прощальную фразу в английских электронных сообщениях, принято вставлять еще одну версию вежливого предложения. Здесь вы можете подчеркнуть, что либо ждете ответа от получателя письма, либо надеетесь, что все изложенное понятно читателю.

• Thank you for your time and attention. I look forward to hearing from you.
• Don’t hesitate to contact me back if you have any questions.
• I hope my points are clear and make sense. Please let me know if you have any questions.

Любое из предложенных ниже окончаний сообщения считается допустимым и профессиональным:

•  Sincerely yours,
•  Best wishes,
•  Best regards,
•  Kind regards,

Если вы посылаете письмо работнику вашей компании, тогда можно употребить следующую форму прощания:

• Many thanks,

NB: после каждой из этих фраз с новой строки указывается ваше имя (или автоматическая подпись с именем, фамилией, должностью и названием компании).

Надеемся, что эти советы пригодятся вам в написании будущих близнес-емейлов. Вы можете узнать намного больше о бизнесе и особенностях деловых отношений в англоговорящих странах, пройдя один из курсов бизнес-английского в школах Kaplan!

Если вам интересно узнать о самых популярных аббревиатурах на английском языке, которые чаще всего встречаются в бизнес-переписке, почитайте нашу статью на эту тему.