قواعد وآداب استخدام الإيميل
لا أحد ينكر أن فتح صندوق البريد الالكتروني وقراءة الرسائل الواردة يعتبر أمراً مملاً ومزعجاً في بعض الأحيان وخصوصاً إذا كانت تلك الرسائل مليئة بالأخطاء الاملائية والقواعدية.
هل تعلم أنه يتم كل يوم إرسال أكثر من 294 مليلر رسالة الكترونية حول العالم؟ لذلك لتظهر رسالتك بشكل مميز عن الباقين لابد لك قبل أن ترسلها أن تتأكد من خلوها من أي أخطاء وترى كيف سيكون وقع هذه الرسالة عندما تصل إلى الأشخاص الذين حددتهم. ولتحصل على أفضل نتيجة، عليك أن تتبع قواعد وآداب استخدام الإيميل . بإمكانك أن تتعرف على هذه القواعد والآداب الـ 12 لاستخدام الإيميل من هنا:
# تأكد من احتواء الرسالة على تحية وخاتمة لجعلها أكثر كياسة وأقل إلحاحاً.
# تأكد من خلوها من الأخطاء الإملائية وذلك باستخدام وسائل التدقيق اللغوي الموجودة في معظم البرامج ومنصات ارسال الإيميل. فالرسائل التي تكثر فيها الأخطاء الإملائية لن تؤخذ بجدية.
# تأكد من البناء الصحيح للجملة (إذا كانت الرسالة بالإنجليزية، هل كتبت الكلمة الأولى من الجملة بحرف أول كبير؟) هل استخدمت علامات الترقيم الصحيحة؟ لاتكثر من استخدام من علامات السؤال ؟؟؟ والاستعجاب !!! لأنها يمكن أن تعتبر جلفة وغير مهذبة.
# تأكد من سطر عنوان الرسالة (subject line) يحوي عنواناً واضحا وذي معنى. لاتكتفي بكتابة كلمة Hi أو Hello فقط، فقد يتم اعتبارها على أنها بريد مزعج (spam) ولن يتم قراءتها.
# تذكر دائماً أن القارئ لا يستطيع رؤية وجهك أو فهم نبرتك من الرسالةـ لذلك توخى الحذر الشديد في كل ماتكتبه والطريقة التي تكتب بها.
# تأكد أن تذكر سبب كتابتك الرسالة في بدايتها، ويفضل أن تكون في أول سطرين منها، ولاتعتمد على القارئ ليقرأ الرسالة حتى نهايتها ليفهم ماتريده منه.
# لاتكتب كامل الرسالة الإنجليزية بأحرف كبيرة، فهذا يُعتبر وكأنك تصرخ في وجه القارئ.
# لا تضع شيئاً في الرسالة قد تخاف أن تشاركه مع العالم بأسره لأي سبب كان.
# لا تطرح موضوعا جديداً في منتصف الحديث في الرسائل. إذا أردت أن تغير الموضوع فالأفضل أن تكتب رسالة جديدة ذات عنوان مختلف.
# ابتعد عن كتابة الرسائل المزاجية. من الأفضل دائما الامتناع عن كتابة الرسائل التي تحتوي على الكثير من العواطف والانفعالات القوية. إذا كنت غاضبا أو مستاءا من أحدهم، فمن الأفضل أن تنتظر بعضاً من الوقت قبل البدء بكتابة الإيميل.
# لا تطول في الكلام. إذا كان لديك الكثير لتقوله، فمن الأفضل أن تضع التفاصيل المملة في ملف مرفق مع الرسالة.
# لاتدع الأشخاص ينتظرون منك الرد لوقت طويل. حاول أن تجاوب على الرسالة بأسرع وقت. العرف المتداول في الرد هو ضمن 24 ساعة من استلام الرسالة، حاول أن تلتزم بها قدر المستطاع.
هل تتفق معنا على قواعد وآداب استخدام الإيميل ؟ هل لديك أي إضافات لم نتطرق للحديث عنها؟ يمكنك أن تشاركنا بها في التعليقات.