Como escrever um email de negócios em inglês?

 

Em vários negócios onde a língua inglesa é utilizada, o e-mail é a principal meio de comunicação. A seguir estão algumas dicas como escrever e-mails de negócios.

Para quem incluir?
Para – As pessoas que o e-mail está sendo enviado e que pode precisar de responder
CC(Carbon Copy)- Pessoas que também precisam ver seu e-mail
BCC(Blind Carbon Copy) – Pessoas que você quer que eles veem o seu e-mail, mas não quer que outras pessoas tenham acesso ou possam ver. Esta forma de envio é discreta e privada e precisa ser usado com cautela.

Nota: A menos que você queira que todo mundo leia sua resposta, procure evitar a opção de responder a todos ao responder a um e-mail de várias pessoas ou e-mail de grupo. Estes e-mails indesejados podem acabar irritando pessoas!

Tópico ou assunto
É importante que o tópico ou assunto seja objetivo e claro destacando sobre do que o e-mail se trata. Veja a seguir um bom e um mau exemplo disso:
(Bom) Direto e objetivo: Agenda Reunião de Marketing
(Mau) Indireto e sem mensagem principal: Uma cópia da agenda da reunião de Marketing para a próxima terça-feira. Por favor, você pode dar uma olhada.

Fonte
Na maioria dos locais de trabalho, as fontes básicas como Arial, Times New Roman e Calibri são as mais utilizadas. Normalmente você deve usar a cor da fonte preta. Procure evitar fontes incomuns e cores que você não tenha certeza que possas ser aceitas.

Iniciando o e-mail
Se você estiver escrevendo um e-mail para alguém que está fora de sua empresa, essas são as melhores maneiras de iniciar o e-mail:
Dear Sir/Madam, Dear Mr/Miss/Mrs + (Sobrenome)
Caso esteja escrevendo um email para um colega de trabalho, essa é a melhor maneira de começar o e-mail:
Dear + (primeiro nome)
Hello + (primeiro nome)

Conteúdo ou corpo do e-mail
O comprimento de um e-mail depende da mensagem em geral. Procure usar parágrafos e desmembramentos de texto regularmente. Isso faz com que sua mensagem seja fácil de ler. Caso tenha uma pergunta ou alguma mensagem para ser transmitida, seja direto e objetivo, mencione-a o mais cedo possível, deixando claro qualquer que seja a mensagem. Escrever em um tom profissional.
Tenha cuidado ao fazer piadas ou comentários engraçados, principalmente por que algumas piadas não podem ser traduzidas para culturas diferentes. Algo que pode ser engraçado na Nova Zelândia pode não ser na Inglaterra! Quanto mais curto, objetivo e direto o e-mail melhor será. Não escreva a sua história de uma vida inteira em um e-mail.
Quanto mais informação desnecessária no seu e-mail menos provável será a possibilidade do destinatário de ler todo seu email.

Finalizando um e-mail
Qualquer uma dessas terminações ou saudações são bem vindas e também consideradas extremamente profissionais.
Best regards / Yours truly

Ao enviar o email a alguém que esta dentro da sua empresa, ou que você tenha uma relação comercial mais confortável, você pode finalizar o e-mail com um simples: Thank You

Esperamos que essas dicas possam ajuda-lo a escrever melhores emails em inglês para negócios. Você pode aprender muito mais sobre inglês para negócios fazendo um programa de estudo com a Kaplan!

 

Qual a sua opinião sobre as regras de e-mails? Essas regras por ventura são diferentes em seu país ou idioma? Nos diga!