Perfectionnez vos emails professionnels en anglais !

Dans la plupart des entreprises anglaises, l’email est l’outil de communication principal. Vous trouverez ici quelques conseils concis pour vous aider à rédiger un email professionnel en anglais.

Qui inclure dans l’email ?

• To – Les personnes auxquelles l’email s’adresse et qui pourraient avoir besoin de répondre.
• CC (Carbon Copy) – Les personnes qui ont également besoin de voir votre email.
• BCC (Blind Carbon Copy) – Les personnes qui ont besoin de voir votre email mais dont l’identité doit rester secrète. Cette fonction est « secrète » et doit par conséquent être utilisé avec précaution.

Note : A moins qu’il soit important que tout le monde lise votre réponse, évitez d’utiliser la fonction “Reply All” (Répondre à tous) lorsque vous répondez à un email groupé. C’est le meilleur moyen d’irriter/d’agacer les gens.

L’objet du mail

Il est important que l’objet de votre email indique précisément ce qu’il contient sans décrire l’intégralité de votre email. Il doit rester court !

• Bonne pratique : « Marketing Meeting Agenda »
• Mauvaise pratique : « A copy of the marketing meeting agenda for next Tuesday. Please can you take a look »

La police

Les polices Arial, Times New Roman et Calibri sont utilisées dans la majorité des cas dans un contexte professionnel. La couleur de la police est le noir. N’utilisez pas de polices ou de couleurs inhabituelles jusqu’à ce que vous soyez sûr(e) que cela est acceptable et approprié.

Comment commencer l’email ?

Si vous rédigez un email à une personne extérieure à votre entreprise, il est préférable de commencer avec :

• Dear Sir/Madam
• Dear Mr/Miss/Mrs ……
• To whom it may concern

Si le destinataire de votre email est un collègue de travail, vous pouvez commencer de la façon suivante :

• Dear (+ Prénom)
• Hello (+ Prénom)

Le corps du texte

La longueur de l’email dépend du message y figurant. Généralement :

• Utilisez des paragraphes et séparez le texte régulièrement. Votre message devient ainsi plus facile à lire.
• Si vous avez une question ou une idée clef ne la cachez pas en plein milieu de votre email. Mentionnez-la dès le début, de façon claire et concise.
• Ecrivez sur un ton professionnel. Soyez attentifs lorsque vous faites des blagues ou des commentaires amusants, car certaines blagues sont difficilement compréhensibles dans d’autres langues ou cultures. Quelque chose qui peut sembler amusant en Nouvelle-Zélande peut ne pas l’être en Angleterre !
• Soyez concis. N’écrivez pas le roman de votre vie dans un email. Plus l’email est long plus vous réduisez les chances qu’il soit lu par son destinataire.

Comment conclure l’email ?

Chacune des salutations suivantes est considérée comme professionnelle et adéquate :

• Sincerely, ……………...
• Best wishes, …………..
• Best Regards, …………

Si l’email est envoyé à l’un de vos collègues ou à l’une de vos relations professionnelles proches, vous pouvez conclure l’email de la façon suivante :

• Many Thanks, ………………

Nous espérons que ces conseils pourront vous aider à rédiger vos emails professionnels en anglais avec perfection ! Vous pouvez également perfectionner votre anglais business en prenant un cours avec Kaplan !

Est-ce que les « règles » de rédaction d’email sont différentes dans votre pays ou dans votre langue ? Faites nous part de vos commentaires dans la rubrique ci-dessous !