お仕事を始める前は、形式ばった英文のメールを作成する機会ってなかなかないですよね。
しかし外資系の会社に就職を希望される方、仕事で海外の人とやりとりされる方は、必ずと言っていいほどその機会に恵まれます。
日本語でもフォーマル / ビジネスメールは何かと難しいですが、それが英語となると余計です。
どんな言い回しをすべきか、はたまたどこまでフォーマルにすべきかなど、戸惑うことばかりかと思います。
そこで本日は、英文メールの作成方法をご紹介したいと思います。
1.件名をしっかり考える
これは日本語のメールでも同じことですが、メールを作成する上でとても重要なのが、一目見てメールの内容が分かる件名を入れることです。
特にビジネスシーンでは、毎日数え切れないほどのメールを受け取る為、多くの人がまずは件名を見て開封順を決めることもあります。
どういった内容のメールなのかを簡潔かつ明確に件名に入れることで、受け取った相手も判断がつきやすく、仕事の効率化につながります。
*急ぎの用件の場合は、"urgent(急ぎ)"だと件名に一言添えるようにしましょう。
そうすることで、受け取った方もなるべく早く返信しないといけないことが一目で分かります。
2.あいさつから始める
みなさんもご存知の通り、メールの最初は挨拶から始めましょう。
今まで会ったことも連絡を取ったこともない人にメールをする場合は、自分自身の名前や職業などの紹介をすることも忘れてはいけません。
【初めての相手へのメール例】
Dear Anna,
I hope this email finds you well.
My name is Mao and I'm currently leading the project on International Development.
同僚などすでに親しい人へのメールの場合は、少しカジュアルな内容でも構いません。
【同僚などへのメール例】
Hello Anna,
I hope you're well.
Here's quick update regarding the International Development project.
仕事の応募メールなど、送る相手の名前が特定できない場合は、
"Dear Hiring Manager,"
のように相手の肩書きを使用します。
また送る相手が1人ではない場合は、
"Hello all" / "Hi everyone"
を使用しみんなに向けて送信することも可能です。
3.メールの目的を明記する
件名、挨拶の後はこのメールを送った目的を簡潔に明記しましょう。
(例)
I am writing to enquire about the funding for the International Development project.
これをすることで、相手側はメールの内容を理解しやすくなります。
4.コールアクションを入れる
メールをした理由を明記しただけで終わりではありません。
"コールアクション"といって、メールを受け取った相手に次に何をして欲しいかを言及する必要があります。
(例)
Could you please send me those files by Thursday 13th at 3am please.
何をいつまでにして欲しいかをしっかりと明記することで、相手のとのやりとりがスムーズに進みます。
5.〆の言葉をいれる
メールを読んでくれてありがとうという意味も込めて、メールの終わりにはきちんと〆の言葉を入れましょう。
(例)
"Thank you for your help with this." / "I'm looking forward to hearing your thoughts."
6.サインオフ
そしてメールの最後には、サインオフが必要となります。
"Kind regards" / "Best wishes" / "All the best"
などの一言を自分の名前の前に添えるようにしましょう。
(使用例)
I'm looking forward to hearing your thoughts.
All the best,
Mao
7.オンラインサインを加える
サインオフが完了すればメールはほぼ完成です。
最後の最後にオンラインサインを追加するのをお忘れなく！
オンラインサインとは、名前 / 役職名 / 電話番号 / 会社名等が明記された"スタンプ"のようなものです。
ご自身のメールにて設定が可能ですので、必ず追加するようにしましょう！
8.最終確認を怠らない
多くの方がこの最終確認を怠りがちです。
送信ボタンをクリックする前に、しっかりと下記の事柄を確認しましょう！
- メール内容は明確かどうか。
- その件に関係する同僚 / 上司 / 後輩等はCCに入れているかどうか。
- スペル間違い、文法間違い等はないかどうか。
- 書類やデータ等を添付している場合は、その内容に問題がないかどうか。
9.宛先の選択
誤送信を防ぐ為にも、宛先は一番最後に選択するようにしましょう。
またここで大切なのが、
社内の人、相手の関係者の中で、このメールの内容に少しでも関係する人や、やりとりを把握しておきたい人をCCに入れることです。
ビジネスシーンでは、特にこのCCがとても重要となります。
忘れずに行うようにしましょう！
メール送信後は、返信を待つのみ！相手の返信に対して再度返信する場合には、自己紹介や挨拶の必要はありません。
相手のトーンを真似ながら返信文を作成するのがベストです。相手がフォーマルかカジュアルかによって自分のトーンを少し変えてみるのも良いですね。
最後に、"やってはいけないこと"・"やるべきこと"をまとめましたのでご覧下さい。
やってはいけないこと
- 言葉の省略："plz""thanx"などといった略語は絶対に使ってはいけません。
- 絵文字やスタンプなどの使用：友達や家族宛のメールではありません。上記同様、絶対に使わないようにしましょう。
- プライベートな内容やプロフェッショナルなメールにふさわしくない内容を書くことは控えましょう。
やるべきこと
- 送信前の最終チェック：スペル間違いなどのケアレスミスは、プロフェッショナルなシーンでは好ましくありません。
- 内容は簡潔且つ明確に：メールの文章が3段落以上になる場合は、いかに要約できるかを考えましょう。
- 返信は素早く：メールを受け取ったその日、それが難しいのであれば少なくとも24時間以内には返信するように心がけましょう。
*誰かからの回答待ち、上司不在で確認できない等で、返信が困難な場合には、"確認が取れていないため、取れ次第すぐに返信します。"とひとまず相手に状況を伝えるようにしましょう。
いかがでしょうか？
以上のことに気をつけながら英文のメールを作成すれば、
ネイティブの人たちとも問題なくやりとりをすることが可能です。
是非トライしてみてください！
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