Come scrivere un’email di lavoro in inglese

In molte aziende internazionali la posta elettronica è la forma principale di comunicazione ed è spesso in inglese.

Leggi di seguito qualche suggerimento rapido per scrivere professional email in inglese corretto.

 

Chi includere nell’email

• TO - Le persone a chi è indirizzata l'e-mail e che potrebbe dover rispondere
• CC (Carbon Copy) – altre persone che hanno bisogno di vedere la tua e-mail
• BCC (Blind Carbon Copy) – Le persone che vuoi che vedano la tua e-mail, ma che vuoi nascondere agli altri destinatari della comunicazione. Questo è segreto e deve essere usato con cautela.

Nota: A meno che non sia importante che tutti leggano la risposta ad una determinata conversazione, evita di utilizzare “Rispondi a tutti” quando rispondi a una mail di gruppo. È un modo molto semplice per irritare le persone.

 

Oggetto dell’email

È importante che l’oggetto dell’email riassuma chiaramente il motivo dell’email. Deve essere breve e conciso.

• OK: Agenda Marketing Meeting
• Da evitare: Copia della riunione di marketing per il prossimo Martedì. La prego di dare un'occhiata.

Font

Nella maggior parte dei luoghi di lavoro, il font da usare è Arial, Times New Roman o Calibri. In genere si dovrebbe usare il colore nero. Essere creativi può andar bene, ma è meglio controllare che questo sia accettabile in azienda!

 

Come iniziare l’e-mail

Se si sta scrivendo una e-mail a qualcuno che è al di fuori dell’ azienda, è meglio iniziare con:

•           Dear Sir/Madam

•           Dear Mr/Miss/Mrs ______

•           To whom it may concern

Se invece scrivi ad un altro collega di lavoro, è meglio iniziare con:
• Dear + nome / Gentile
• Hello + nome /Ciao

Corpo della e-mail

La lunghezza di una e-mail dipende dal messaggio. In generale:

• Utilizzare paragrafi e dividere il testo in modo regolare. Questo rende il messaggio di facile lettura.
• Se hai una domanda o un messaggio fondamentale, non lo nascondere nel corpo dell’e-mail. Menzionalo in modo chiaro e in maniera evidente.
• Scrivi in tono professionale. Fai attenzione a battute o commenti divertenti, sopratutto perchè alcune battute non si traducono letteralmente in culture diverse. Qualcosa che può essere divertente in Italia, potrebbe non esserlo affatto in Inghilterra!
• Più breve è l’email, migliore è il risultato. Non scrivere la storia della tua vita in una e-mail. Più lunga è la posta elettronica, meno probabile è che il destinatario la legga tutta.

Come concludere l’ e-mail

I seguenti saluti sono considerati professionali e quindi accettabili.
• Sincerely, In fede, ________
• Best Wishes, Cari saluti, ________
• Best regards, Cordiali saluti,  ________

Quando si invia a qualcuno che è all'interno dell'azienda, o con cui hai un rapporto commerciale più confidenziale, si può finire l'e-mail con:
• Many thanks, Grazie Molte, ________

 

Ci auguriamo che questi suggerimenti vi aiutino a scrivere delle ottime email aziendali.

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