ビジネスEmailを英語で書こう

英語を使ってビジネスをしたいと思うなら、ビジネスEmailについて考えてみませんか？

 

今回はビジネスＥｍａｉｌの簡単なヒントをお伝えします。

まずはじめに英語版の電子メールを利用してメールを送信する場合

To – 宛先　特定の受信先を指定しています

CC (Carbon Copy) –　参考までにお送りしますという場合、CCに受信先を指定します。

BCC (Blind Carbon Copy) –　他の受信者に表示されない送り先

注意：沢山の人に送られているメールに返信する場合、全員に貴方の返事を送らなくてもいい場合があります。状況によって使い分けましょう。

Subject Line（題名)

題名はわかりやすくて、短いものにしましょう。

• 良い例: Marketing Meeting Agenda
• 悪い例: A copy of the marketing meeting agenda for next Tuesday. Please can you take a look.

Font（フォント）

欧米のビジネスにおいて、Arial　Times New Roman　Calibriが一般的に使われているフォントです。通常黒を使います。他のフォントや色を使いたい場合は、常に適しているか確認しましょう。

メールの書き出し

他の会社の人にメールを送る場合、書き出しに以下の例を含めましょう。

• Dear Sir/Madam
• Dear Mr/Miss/Mrs ______
• To whom it may concern

もし貴方が同僚にメールを送る場合は相手の名前を入れましょう。

• Dear (first name)
• Hello (first name)

Emailの本文

メールの長さは内容にもよりますが、通常は

• 内容をパラグラフにわけ、改行を入れ、相手に読みやすいように構成しましょう。
• 内容の主となる質問やメッセージはわかりやすく冒頭に持ってきましょう。
• 内容が適性かどうかを常に確認しましょう。特にジョークを言ったり、面白いコメントをする場合は、国や文化の違いを考えましょう。例えば１つのジョークにしても同じ英語を話すニュージーランドでは面白くても、イギリスでは意味がわからないという事があるかもしれません。特に自分の国のジョークや表現を英語に直しても、相手にはまったく意味が通じないということがあるので、しっかり確認しましょう。
• 相手に読みやすいように簡潔にまとめましょう。長すぎるメールは相手がしっかり読んでいない可能性があります。

メールの最後には

メールの締めくくりとして、自分の名前の前に一言加えましょう。ビジネスでよく使われる言葉は

• Sincerely, ________
• Best Wishes, ________
• Best Regards, ________

同僚等に送る少しカジュアルなメールだとMany thanksで締めくくっても大丈夫です。

さてビジネスEmailを英語で書こうを楽しんでいただけましたか？カプランのビジネス英語コースではメールの書き方から、電話、その他の幅広くビジネスに関することを学びます。また、アメリカ校ではビジネス英語研修が可能ですので、ぜひお気軽にお問い合わせください。