Kaplan yükümlülüklerini, 1974 İş Yeri Sağlık ve Güvenliği Kanunu ve ilgili mevzuat çerçevesinde yerine getirir. Faaliyetlerini yürütürken şirket bu zamana kadar aşağıdaki noktaları pratiğe geçirmiştir:

Çalışanlarının ve faaliyetlerinden etkilenebilecek kişilerin sağlık ve güvenliklerini sağlamak. 

Bu faaliyetlerin yapıldığı fiziksel çevredeki kötü etkileri sınırlandırmak.

Kaplan, çalışanlarının yeteneklerini ve emeklerini tanır ve bunun sahip olduğu en önemli şeylerden biri olduğunun farkındadır. Çalışanlarının rahatını gözetmekten sorumlu olduğu kadar, öğrencileri, yüklenicileri, bayileri ve ziyaretçileri için de aynı şeylerin geçerli olduğunu bilir. Kaplan, olabildiğince uygulanabilir olarak:

Sağlık, güvenlik ve çevreye bir risk oluşturmayan güvenli çalışma çevreleri ve uygulamaları sağlayacak ve sürdürecektir.

Çalışan, öğrenci, yüklenici ve kamuyu etkilediği için, sağlık, güvenlik ve çevre bakımından ilgili kanunlara uygun standartlar ve politikalar formüle edecektir.

İyi uygulamaların geliştirilmesi ile pozitif sağlık ve güvenlik kültürünü aktif olarak teşvik edecektir.

Çalışanları, öğrenciler ve diğer herkesin, mevcut süreç, uygulamalar ve çalışma sistemlerinde sağlık, güvenlik ve çevreye ilişkin ön görülebilir tehlikelerden koruyacaktır.

Yeni maddeler, tesis, makine, ekipman, süreç veya tesisler geldiği zaman, yapılacak işlerin güvenli olması açısından yeterli rehberlik, talimat ve denetimin uygulanmasını garanti edecektir.

Sağlık, konfor ve çevresel faktörler bakımından çalışanlarına sorumluluk bilinci yükleyecek ve onların kazalar ve mesleki veya meslek dışı yaralanma ve hastalıkların önlenmesini sağlayacak iyi uygulamaları aktif olarak yerine getirdiklerinden emin olacaktır.

Yüklenicinin kendi sorumluluklarını etkilemeden, Kaplan, yüklenicinin ilgili riskler konusunda bilgisi olduğundan, güvenlik prosedürlerinden haberdar olduğundan ve uygunluk için denetlendiğinden emin olacaktır.

Sağlıklı koşulların artırılması ve mesleki veya meslek dışı yaralanmaların ve hastalıkların önlenmesini sağlamak için gerektiğinde uygun talimatları kullanacaktır.

Güvenlik standartlarına uygunluğun gözetilmesi ve politikaların güncel tutulması amacıyla yetkililer ve teknik kurumlar ile görüşülmesi için prosedürler oluşturacaktır.

Sağlık ve güvenlik önlemlerinin etkili kontrolünü sağlamak için güvenlik forumları düzenleyecektir.

Bu amaçların, dahili veya harici yetkili denetçiler veya dış kaynaklı danışmanlar tarafından denetlenmesi ile yerine getirilmesini sağlayacaktır.

Düzenli aralıklarla bu politikayı gözden geçirecek ve gerekirse revize edecektir.

Bu politikanın sorumlu oldukları alanlarda uygulanmasından Merkez Müdürleri sorumludur. Tüm düzeylerdeki çalışanların bu politikaya uyması zorunludur.

Departman müdürleri, şirketin sağlık, güvenlik ve iş yerinde rahatlık, kurallar, süreçler ve prosedürlerinin her kısmından sorumludur ve bunların gözlenip uygulanmasını sağlamakla yükümlüdürler.

Tüm sağlık, güvenlik ve rahatlık konularının yönetimi için her bölgeye ismen bir yetkiliyi atamaları gereklidir.

Yukarıdakiler güvenlik politikaları, kurallar ve prosedürlerin gözetilmesinden sorumlu olmakla birlikte kendi sağlıkları ve faaliyetlerinden dolayı etkilenebilecek diğer kişilerin sağlıklarını da gözetmek durumundadır.

Her çalışan, iş yerinde sağlık ve güvenliğin sağlanması için şirket politikasına uymakla yükümlüdür.

Şirket sınırları içinde oldukları süre boyunca yukarıdakiler, öğrenci ve ziyaretçilerin sağlık, güvenlik ve rahatlığından sorumludurlar ve onların şirketin sağlık ve güvenlik süreçleri ve prosedürlerine uyduklarından emin olmalıdırlar.

Yukarıdakiler, kendi sağlıklarını ve güvenliklerini sağlamak için yapılan hiçbir şeye karışmazlar.

Öğrenciler ve ziyaretçilerin şirketin sağlık ve güvenlik süreç ve prosedürlerine uyması gerekir ve vardıklarında ya da dönüşlerinde ilgili yerlerdeki resepsiyon veya uygun kişiye kayıtlarını yaptırmaları gereklidir.

Öğrenciler ve ziyaretçiler, kendi sağlıklarını ve güvenliklerini sağlamak için yapılan hiçbir şeye karışmazlar.

Belirli uygulama görevleri arasında aşağıdakiler vardır:

Yerel güvenlik beyanı düzenlemek; bu politikanın tüm çalışanlara ve Kaplan okullarına gelen diğer tüm ziyaretçilere nasıl uygulanmasını gerektiğini belirten detayları oluşturmak.

İş yerini güvenli ve sağlıklı biçimde yönetmek ve sürdürmek için yeterli kaynakların ayrılması.

Belirli çalışma alanları ve faaliyetleri için gerekli koruyucu ekipman ve kıyafetlerin temini ile bunların düzgün kullanımının sağlanması.

Herbir şubeye uygulanabilen belirli tehlikeleri açıkça gösteren yeterli bilginin olmasını sağlamak. Herbir şubenin kolayca erişilebilir bir sağlık güvenlik dosyası olmalıdır.

Sağlık ve güvenlik konularında tüm çalışanların etkin biçimde katılımının sağlanması.

Tüm şubelerde yeterli yangın koruması, ilk yardım ekipmanı ve sağlık izleme prosedürlerinin sağlanması.

Mevcut politika ve prosedürleri sürekli olarak geliştirmek ve gözden geçirmek için uygun forumlarda sağlık, güvenlik ve çevresel meseleler bakımından geri dönüş almak ve teşviklerde bulunmak.

İş faaliyetlerini desteklemek için ilk yardım eğitimli personel üzerinde uygun rehberlik uygulanarak gerekli erişimin sağlanması merkez müdürünün görevidir. Eğitimin, geçerli bir sağlayıcı tarafından bölgesel olarak alınması gereklidir.

İş faaliyetlerini desteklemek için merkez müdürü yeterli sayıda yangın görevlisi atamalıdır. Eğitim, Kaplan yangın danışmanı tarafından verilebilir.

Merkez müdürünün tüm konularda söz sahibi olacak bir S&G temsilcisi ataması gereklidir. Eğitim geçerli bir sağlayıcı veya Kaplan danışmanı tarafından verilir.

Kaplan lokasyonlarından her biri bina yapısı çeşitliliği ve orada yapılan detaylı görevler bakımından değişiklik gösterir.

Merkez müdürünün yapılan tüm görevlerin ele alındığını ve uygunsa bir risk değerlendirmesinin yapılmasını sağlaması gereklidir.

Risk değerlendirmeleri, yasaya uygun olmanızın yanı sıra çalışan, öğrenci ve işinizin de korunmasını sağlar. Gerçek bir zarara yol açacak potansiyel risklere yoğunlaşmanıza imkan verir.

Risk değerlendirmesi, bulunduğunuz yerde/iş yerinde neyin insanlara zarar verebileceğinin incelenmesidir. Kanun tüm risklerin giderilmesini istemese de, insanların pratikte olabildiğince geniş çaplı korunmasını ister.

Risk değerlendirmeleri gerekli biçimde eğitim almış atanmış veya seçilmiş kişiler tarafından yapılır.

Risk değerlendirmesinin bulguları merkez müdürüne iletilir.

Riskleri gidermek/kontrol etmek için gerekli eylem merkez müdürü tarafından onaylanır.

Merkez müdürü gereken değişikliklerin uygulanmasından sorumludur.

Değerlendirmeler yıllık olarak veya iş faaliyeti değiştiğinde, hangisi önce olursa, gözden geçirilecektir. Her 2 yılda bir veya mekana önemli yapısal değişiklikler/eklemeler yapıldığında, dış kaynaklı bir danışman tarafından yeni bir değerlendirme yapılacaktır.

İlk durumda çalışan temsili, çeşitli medya araçları ile mevcut politika ve prosedürlerin anlatılmasından sorumlu seçilmiş bir temsilci aracılığıyla olacaktır.

Çalışanlar ile danışma, kendi müdürleri vasıtasıyla bire bir görüşmeler, çalışan toplantıları ve gerektiğinde plansız toplantılar ile yapılacaktır.

Bakım gerektiren tüm ekipman/tesisin tanımlanmasından merkez müdürü sorumludur.

Merkez müdürü etkili bakım prosedürlerinin oluşturulmasından sorumludur.

Merkez müdürü, tanımlanan tüm bakımın uygulanmasını sağlamaktan sorumludur.

Tesis/ekipman ile bulunan tüm sorunlar merkez müdürüne veya seçtikleri temsilcilerine rapor edilmelidir.

Bina sorumluları, satın alımdan önce sağlık ve güvenlik standartlarının yerine getirilmesini sağlamak için kontrollerin tüm bina ve ekipmanlarda yapılmasını sağlayacaktır.

COSHH değerlendirmesi gerektiren tüm maddelerin tanımlanmasından merkez müdürü veya seçtikleri temsilcileri sorumlu olacaktır.

Yerel S&G temsilcisi veya hizmet yüklenicisi COSHH değerlendirmelerinden sorumlu olacaktır.

Merkez müdürü, değerlendirmelerde belirlenen tüm eylemlerinin yerine getirilmesinden sorumludur.

COSHH değerlendirmesi hakkında tüm ilgili çalışanların bilgisinin olması merkez müdürü veya seçtikleri temsilcilerin sorumluluğundadır.

Çalışanlar veya yükleniciler tarafından önerilen herhangi bir yeni madde, satın alımdan önce uygunluk ve güvenlik bakımından incelenecektir.

Değerlendirmeler yıllık olarak veya iş faaliyeti değiştiğinde, hangisi önce olursa, gözden geçirilecektir.

Kaplan faaliyetlerinde el ile taşıma gerçek bir risk olarak düşünülür ve tüm uygun önlemler alınmalıdır.

Büyük yapıdaki herhangi bir şeyin taşınması veya hareket ettirilmesi için gereken kişilerin el ile taşıma eğitimini aldıklarından ve bu eğitimde hazır bulunduklarından merkez müdürlerinin emin olması gereklidir.

Sağlık ve Güvenlik Kanunu posteri hem çalışanların hem de öğrencilerin görebileceği uygun bir noktada olmalıdır.

Şirketin kurum içi ağında açıkça gösterilen birçok kaynaktan sağlık ve güvenlik tavsiyeleri alınabilmektedir.

Genç çalışanların/öğrencilerin gözetimi ve iş tecrübesi merkez müdürü tarafından yapılmalı ve bu durumlara özel düzenlemeler gerçekleştirilmelidir.

Merkez müdürü, farklı işverenlerin bünyesinde çalışan çalışanlarının ilgili sağlık ve güvenlik bilgisine sahip olduğunu garantiye almakla yükümlüdür.

İşe başlamalarından belirli bir zaman içinde tüm çalışanlara, tanıtım eğitimi verilecektir. Gerektiğinde diğer görevler için de özel eğitim sağlanacaktır. Ayrıca, gerekli yetenekler yeteri sıklıkta kullanılmadığında tazelenme eğitimleri de verilmelidir.

İşe özel eğitim merkez müdürü tarafından belirlenmeli ve buna uygun olarak verilmelidir.

Özel eğitim gerektiren özel işler şöyledir: 

• İlk yardımcılar
• Yangın ve güvenlik görevlileri
• El ile taşıma
• Yüksekte çalışma (ışık değişimi)

Eğitim kayıtları okul müdürü tarafından tutulmalıdır.

Eğitim, şirket S&G danışmanı tarafından düzenlenecek ve izlenecektir.

Belirli görevleri yerine getiren bazı çalışanlar için sağlık taraması gerekli olacaktır. Bazı görevler yapısı gereği daha fazla risk içermektedirler ve bu tek bir görev veya tekrar eden bir görev olabilmektedir. 

Sağlık Taraması merkez müdürü tarafından düzenlenir ve kayıtlar tutulur.

İlk yardım çantaları resepsiyon gibi uygun yerlerde saklanmalıdır.

Uygun eğitimi almış ilk yardımcıların iş yeri tanımlama işaretleri, şirket içi irtibat yönetmeliği ve S&G panosundaki liste ile kolaylıkla bilinmeleri sağlanmalıdır.

İş ile alakalı tüm kazalar ve hastalıklar kaza defterinde kayda alınmalıdır. Defterin uygun bir yerde tutulması gereklidir.

Merkez müdürü, kaza, hastalık ve tehlikeli durumları şirketin S&G danışmanına bildirmekle yükümlüdür, böylece bu durumlar yerel yetkili kuruma uygun biçimde rapor edilebilirler.

Çalışma koşullarımızı kontrol etmek ve güvenli çalışma uygulamalarımızın yapıldığından emin olmak için:

• Nokta kontrolleri ve ziyaretleri yapacağız
• Tüm kaza ve hastalık vakalarını inceleyeceğiz
• Harici danışma ile rutin ve düzenli yerel denetimleri yapacağız

S&G danışmanı kazaları incelemekle yükümlüdür

Merkez müdürü hastalık dolayısıyla gelmemenin iş ile alakalı sebeplerini incelemekle yükümlüdür

Okul müdürü, söz konusu durumların tekrar ortaya çıkmaması için inceleme bulgularını iyi değerlendirmekten sorumludur

Merkez müdürü, yangın risk değerlendirmesinin güncel, geçerli ve uygulanıyor olmasından sorumludur.

Merkez müdürü, potansiyel olarak sağlık ve güvenlik temsilcisi ile, kaçış yollarının engelsiz olduğundan, kapıların çalışır olmasından ve doğru işaretlemeye sahip olduğundan emin olmalıdır. Bu en az ayda bir kez rutin olarak yapılmalıdır.

Merkez müdürü, okulda kiralanan tüm yangın söndürücülerin bakımına ilişkin bir süreç oluşturmalıdır ve bunların kontrolü yılda bir kez servis mühendisi tarafından yapılmalıdır. Ayrıca, sorumlu bir kişi her ay tüm ekipmanları görsel olarak gözden geçirmelidir. Bu görsel kontrol ekipmanın kullanıma açık olduğunun ve herhangi bir engelinin olmadığının görülmesini sağlar. Hemen müdahale edilmesi için şüpheli kusur veya yanlış tahliyelerin acilen bildirilmesi gereklidir.

Alarmlar haftalık olarak test edilmeli, çok kiracılı binalarda bu mülkün sahibi tarafından yapılmalı ve bu testlerden elde edilen sonuçlar öğrenciler ve çalışanların görebileceği yerlerde sergilenmeli ve uygun gün ve saatte yapılmalıdır.

Acil durum tahliyesi her 6 ayda bir test edilmelidir, uygulama bilgilerinden sadece anahtar personel haberdar olmalıdır. Karşılaşılan zorlukları anlamak ve sorumlu olarak seçilenlerin sorumluluklarını anlamalarını sağlamak için tüm yangın sorumluları ve anahtar personel ile birlikte bir tahliye gerçekleştirilmelidir.

İş yeri ve kurum güvenliği ve sağlığı hakkındaki bu genel politika bildirisi ve bu Politikanın uygulanması için yapılan düzenlemeler 1974 İş Yeri Sağlığı ve Güvenliği Kanununun 2(3) paragrafı uyarınca yapılmıştır. Tüm Kaplan çalışanlarının dikkatine sunulmalı ve Çalışan El Kitabında yer verilmelidir.