Kaplan erkennt seine Verpflichtungen gemäß dem Health and Safety at Work Act 1974 und den damit verbundenen Gesetzen an. Das Unternehmen wird bei der Durchführung seiner Aktivitäten, soweit dies vernünftigerweise praktikabel ist:

Die Gesundheit und Sicherheit seiner Mitarbeitenden und anderen Personen, die von seinen Aktivitäten betroffen sein könnten, schützen.

Nachteilige Auswirkungen auf die physische Umwelt, in der diese Tätigkeiten ausgeführt werden, verhindern.

Kaplan ist sich der Tatsache bewusst, dass die Fähigkeiten und Energien seiner Mitarbeiter:innen zu seinem größten Kapital gehören und es liegt in unserer Verantwortung, für ihr Wohlergehen zu sorgen, ebenso wie für das seiner Lernenden, Auftragnehmenden, Verkäufer und Besucher:innen. Soweit vernünftigerweise durchführbar, wird Kaplan:

Sichere Arbeitsumgebungen und -praktiken bereitstellen und aufrechterhalten, die keine Risiken für Gesundheit, Sicherheit und Wohlergehen darstellen.

Standards und Richtlinien formulieren, die den einschlägigen gesetzlichen Anforderungen in Bezug auf Gesundheit, Sicherheit, Wohlergehen und Umwelt entsprechen, soweit sie Mitarbeitende, Lernende, Auftragnehmende und die Öffentlichkeit betreffen.

Einer positive Gesundheits- und Sicherheitskultur durch die Entwicklung von bewährten Verfahren fördern.

Mitarbeitende, Lernenden und allen anderen vor vorhersehbaren Gefahren für Gesundheit, Sicherheit und Umwelt in den aktuellen Prozessen, Praktiken und Arbeitssystemen schützen.

Sicherstellen, dass bei der Einführung neuer Stoffe, Anlagen, Maschinen, Ausrüstungen, Verfahren oder Räumlichkeiten eine angemessene Anleitung, Unterweisung und Überwachung erfolgt, damit sichere Arbeitsmethoden entwickelt werden können.

Die Mitarbeitenden schulen, damit sie sich ihrer eigenen Verantwortung in Bezug auf Gesundheit, Sicherheit, Wohlergehen und Umwelt bewusst sind, und sicherstellen, dass sie sich aktiv an guten Praktiken beteiligen, die zur Verhütung von Unfällen, berufsbedingten und nicht berufsbedingten Verletzungen und Krankheiten führen.

Ohne die eigene gesetzliche Verantwortung des Auftragnehmers zu schmälern, wird Kaplan sicherstellen, dass die Auftragnehmenden über die damit verbundenen Risiken informiert werden, dass sie über die Sicherheitsverfahren aufgeklärt werden und dass die Einhaltung der Vorschriften überwacht wird.

Ratschläge und Anleitungen zur Förderung eines guten Gesundheitszustands und zur Vermeidung von berufsbedingten und nicht berufsbedingten Verletzungen und Krankheiten anwenden, soweit dies in der Praxis möglich ist.

Verfahren zur Überwachung der Einhaltung der Sicherheitsstandards und Zusammenarbeit mit Behörden und technischen Organisationen einführen, um sicherzustellen, dass die Richtlinien auf dem neuesten Stand gehalten werden.

Sicherheitsforen einrichten, um eine wirksame Kontrolle der Gesundheits- und Sicherheitsmaßnahmen zu gewährleisten.

Sicherstellen, dass diese Ziele durch Audittätigkeiten erfüllt werden, entweder intern, durch kompetente Prüfer:innen oder durch externe Berater:innen.

Diese Sicherheitspolitik in regelmäßigen Abständen überprüfen und bei Bedarf überarbeiten.

Die Center-Manager sind dafür verantwortlich sicherzustellen, dass diese Richtlinien in allen Gebieten eingehalten werden. Alle Angestellten sind aufgefordert, diese Richlinien zu befolgen.

Die Abteilungsleitung ist für alle Aspekte der Firmenpolitik bezüglich der Gesundheit, Sicherheit und des Wohlergehens am Arbeitsplatz verantwortlich. Regeln, Prozesse und Verfahren werden beobachtet und entsprechend des Aufgabenbereichs angepasst.

Die oben genannten Personen sind dafür verantwortlich, Sicherheitsrichtlinien, Regeln und Abläufe zu beobachten und auf die eigene sowie auf die Gesundheit und Sicherheit anderer Personen zu achten.

Jede:r Angestellte ist verpflichtet, Bestimmungen der Firmenpolitik bezüglich der Gesundheit und Sicherheit bei der Arbeit einzuhalten.

Die oben genannten Personen sind verantwortlich für die Gesundheit, Sicherheit und das Wohlbefinden von Sprachschüler:innen und Besucher:innen, während sie sich auf dem Firmengelände befinden und sie müssen sicherstellen, dass sie die Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften des Unternehmens einhalten.

Die oben genannten Personen sollten nichts unternehmen, was die Sicherheitsvorschriften beeinträchtigen und die allgemeine Gesundheit und Sicherheit gefährden könnte.

Sprachschüler:nnen und Besucher:innen sind aufgefordert, die Gesundheits- die Sicherheitsvorschriften zu erfüllen und sollten am Empfang durch eine autorisierte Person bei ihrer Ankunft und Abfahrt registriert werden.

Die zur Verfügung gestellten Einrichtungen, die gesundheits- und sicherheitsrelevant sind, dürfen nicht beschädigt werden.

Zu den besonderen Aufgaben bei der Umsetzung gehören:

Herausgabe einer lokalen Sicherheitserklärung, in der im Detail festgelegt wird, wie diese Politik auf alle Mitarbeitenden und alle anderen Besucher:innen der Kaplan-Standorte anzuwenden ist.

Bereitstellung ausreichender Ressourcen, um sichere und gesunde Arbeitsplätze zu betreiben und zu erhalten.

Bereitstellung von Schutzausrüstung und -kleidung, wie sie für bestimmte Arbeitsbereiche und Tätigkeiten erforderlich sind, und Sicherstellung ihrer ordnungsgemäßen Verwendung.

Sicherstellung, dass angemessene Informationen über spezifische Gefahren, die für jeden Standort gelten, deutlich angezeigt werden. Jeder Standort muss über eine leicht zugängliche Gesundheits- und Sicherheitsmappe verfügen.

Förderung der effektiven Beteiligung aller Mitarbeitenden an gemeinsamen Beratungen über Gesundheits- und Sicherheitsfragen.

Bereitstellung eines angemessenen Brandschutzes, einer Erste-Hilfe-Ausrüstung und von Verfahren zur Gesundheitsüberwachung an allen Standorten.

Aktive Förderung und Berücksichtigung von Rückmeldungen zu Gesundheits-, Sicherheits- und Umweltfragen in den entsprechenden Foren zur Überprüfung und kontinuierlichen Verbesserung der aktuellen Politik und Verfahren.

Es liegt in der Verantwortung der Zentrumsleitung, anhand geeigneter Leitlinien die Anzahl der in Erster Hilfe geschulten Mitarbeitenden zu ermitteln, die zur Unterstützung der Geschäftsaktivitäten erforderlich sind. Die Ausbildung ist regional bei einem anerkannten Anbieter zu absolvieren.

Der Center-Manager muss eine ausreichende Anzahl von Brandschutzbeauftragten benennen, um die Geschäftsaktivitäten zu unterstützen. Die Ausbildung kann durch den Kaplan-Brandschutzberater durchgeführt werden.

Der Center-Manager ernennt einen H&S-Beauftragten als Ansprechpartner für alle Fragen. Die Schulung wird von einem anerkannten Anbieter oder dem Kaplan-Berater durchgeführt.

Jede Kaplan Sprachschule ist anders und das Gebäude und die auszuführenden Aufgaben sind unterschiedlich.

Der Center-Manager stellt sicher, dass alle Aufgaben mit Sorgfalt erledigt werden und eine Risikobewertung durchgeführt wird.

Eine Risikobewertung hilft dabei, Angestellte, Sprachschüler:innen und das Unternehmen zu schützen sowie gesetzliche Auflagen zu erfüllen. Gefahrenquellen werden auf diesem Weg identifiziert.

Eine Risikobewertung ist eine gewissenhafte Überprüfung dessen, was Schaden verursachen könnte. Der Gesetzgeber geht nicht davon aus, dass jede Gefahr vollkommen beseitigt werden kann, aber soweit vernünftig durchführbar, müssen Arbeitsschutzmaßnahmen getroffen werden.

Risikobewertungen werden von einer ernannten Person übernommen, die entsprechend qualifiziert ist.

Die Ergebnisse der Risikobewertungen werden dem Center-Manager gemeldet.

Erforderliche Handlungen, um Gefahren zu entfernen/kontrollieren, werden vom Center-Manager genehmigt.

Der Center-Manager ist dafür verantwortlich sicherzustellen, dass die erforderlichen Maßnahmen getroffen werden.

Die Risikobewertung wird jählich überprüft oder dann, wenn sich die Umstände ändern. Eine neue Risikobewertung wird von einer externen Beratungsperson alle 2 Jahre ausgeführt oder dann, wenn bedeutende strukturelle Umbauten/Anbauten stattfanden.

Zunächst wird ein:e Mitarbeiter:in ernannt, der/die dafür verantwortlich ist, Richtlinien und Verfahren durch verschiedene Medien zu kommunizieren und in Erinnerung zu rufen.

Mitarbeiterberatung findet in einem direkten Gespräch mit dem Vorgesetzten statt. Wenn  nötig werden Mitarbeiter- und Ad-hoc-Sitzungen einberufen.

Der Center-Manager ist für die Identifizierung aller wartungsbedürftigen Geräte/Anlagen verantwortlich.

Der Center-Manager ist dafür verantwortlich, dass wirksame Instandhaltungsverfahren ausgearbeitet werden.

Der Center-Manager ist dafür verantwortlich, dass alle identifizierten Wartungsarbeiten durchgeführt werden.

Alle Probleme mit der Anlage/Ausrüstung sind dem Center-Manager oder einem von ihm benannten Vertreter zu melden.

Der Leiter der Immobilienabteilung stellt sicher, dass alle Anlagen und Ausrüstungen vor dem Kauf daraufhin überprüft werden, ob sie den Gesundheits- und Sicherheitsstandards entsprechen.

Der Center-Manager oder ein:e Vertreter:in sind dafür verantwortlich, alle Substanzen zu identifizieren, die eine COSHH-Bewertung brauchen.

Der/die lokale Gesundheits- und Sicherheitsbeauftragte ist dafür verantwortlich, COSHH-Bewertungen durchzuführen.

Der Center-Manager ist dafür verantwortlich sicherzustellen, dass alle in den Bewertungen identifizierten Maßnahmen getroffen werden.

Der Center-Manager, oder die Vertretung sind dafür verantwortlich sicherzustellen, dass alle relevanten Arbeitgeber über die COSHH-Bewertungen informiert werden.

Alle für den Gebrauch durch Angestellte oder Auftragnehmende neu vorgeschlagen Substanzen, werden auf ihre Eignung und Sicherheit geprüft, bevor sie gekauft werden.

Bewertungen werden jährlich neu veranlasst oder dann, wenn sich die Arbeitstätigkeit ändert.

Die manuelle Handhabung schwerer Gegenstände ist aufgrund der Art der Aktivitäten von Kaplan ein echtes Risiko und es müssen daher alle geeigneten Vorsichtsmaßnahmen getroffen werden.

Die Zentrumsleitung muss sicherstellen, dass alle Personen, die möglicherweise sperrige Gegenstände tragen oder bewegen müssen, eine Schulung zur manuellen Handhabung absolvieren und ein Protokoll über ihre Teilnahme führen.

Das Plakat mit den Gesundheits- und Sicherheitsgesetzen muss an einer für Mitarbeitende und Lernende gut sichtbaren Stelle angebracht werden.

Ratschläge zum Thema Gesundheit und Sicherheit sind in einer Reihe von Quellen einsehbar, die im Intranet des Unternehmens für Sicherheit und Gesundheitsschutz deutlich angegeben sind.

Die Beaufsichtigung von jungen Arbeitnehmenden/Praktikant:innen obliegt dem Center-Manager, der für die jeweilige Situation entsprechende Vorkehrungen zu treffen hat.

Der Center-Manager ist dafür verantwortlich, dass seine Mitarbeitenden, die an Standorten arbeiten, die unter der Kontrolle anderer Arbeitgebenden stehen, relevante Gesundheits- und Sicherheitsinformationen erhalten.

Mitarbeitende werden innerhalb einer angemessenen Zeit nach Beginn ihres Arbeitsvertrages geschult. Spezielle Schulungen sowie Auffrischungskurse werden bei Bedarf angeboten.

Jobspezifische Schulungen werden vom Center-Manager identifiziert und ensprechend zur Verfügung gestellt.

Berufe, für jene eine spezielle Schulung verlangt wird:

• Erste Hilfe
• Brandposten
• Manuelle Tätigkeiten
• Arbeiten in großer Höhe (Lampen tauschen)

Schulungsprotokolle verbleiben beim Center Manager.

Schulungen werden durch Gesundheits- und Sicherheitsbeauftragte angeordnet und kontrolliert.

Gesundheitskontrollen sind für Angestellte, die spezifische Aufgaben ausführen, erforderlich.

Die Gesundheitsüberwachung wird vom Center-Manager arrangiert und dokumentiert.

Erste-Hilfe-Kästen sind griffbereit, wie etwa am Empfang, aufzubewahren.

Ersthelfer:innen, die entsprechend ausgebildet sind, sollten durch einen Kennzeichnung am Arbeitsplatz leicht zu erkennen sein; ein Verzeichnis darüber sollte im Intranet und am Gesundheits- und Sicherbeits-Board verfügbar sein.

Alle Unfälle und arbeitsbedingter Krankheiten sollten im Unfallbuch registriert werden. Das Buch sollte an einem passenden Ort aufbewahrt werden.

Der Center-Manager ist dafür verantwortlich, dass Unfälle, Krankheiten und gefährliche Ereignisse gemeldet werden, damit Sie den lokalen Behören weitergeleitet werden können.

Um unsere Arbeitsbedingungen zu überprüfen und sicherzustellen, dass unsere Sicherheitsmaßnahmen am Arbeitsplatz eingehalten werden, werden wir:

• Stichprobenkontrollen und Besuche
• Untersuchung aller Unfälle und Krankheiten
• regelmäßig Routineinspektionen vor Ort durch externe Berater durchführen.

Der H&S-Berater ist für die Untersuchung von Unfällen zuständig.

Der Center-Manager ist für die Untersuchung arbeitsbedingter Ursachen für krankheitsbedingte Fehlzeiten verantwortlich.

Der Center-Manager ist dafür verantwortlich, auf die Untersuchungsergebnisse zu reagieren, um eine Wiederholung zu verhindern.

Der Center-Manager ist dafür verantwortlich sicherzustellen, dass die Brandrisiko-Bewertung laufend durchgeführt wird.

Der Center-Manger muss sicherstellen, das Fluchtwege, eventuell durch den Gesundheits- und Sicherheitsbeauftragten, überprüft werden. Diese müssen frei von Hindernissen sein, Türen müssen auf Ihre Funktion überprüfen werden und eine klare Beschilderung muss angebracht sein. Das sollte routinemäßig einmal monatlich durchgeführt werden.

Der Center-Manager muss sicherstellen, dass Maßnahmen zur Wartung aller Feuerlöscher getroffen werden. Diese müssen jährlich von einem Kundendiensttechniker überprüft werden. Außerdem sollte eine verantwortliche Person mindestens einmal pro Monat eine Sichtkontrolle der gesamte Ausrüstung vornehmen. Dadurch soll sichergestellt werden, dass die Ausrüstung einsatzbereit, verfügbar und unversperrt ist. Defekte oder Schäden müssen unverzüglich gemeldet werden.

Alarmeinrichtungen müssen wöchentlich geprüft werden. In Gebäuden mit mehreren Mietparteien sollte dies durch einen Beauftragten des Vermieters ausgeführt werden. Probealarme sollten an alle Sprachschüler:innen und Mitarbeitenden kommuniziert werden.

Notfall-Evakuierungen sollten alle 6 Monate geprobt werden; nur Schlüsselpersonal sollte über die Übung informiert werden. Nach der Übung sollte eine Besprechung mit allen Brandposten und dem Schlüsselpersonal stattfinden, um Probleme zu identifizieren und eventuell die Handlungen der Verantwortlichen zu verbessern, die als Notfall-Helfer:innen berufen sind.

Diese Gesundheits- und Sicherheits-Richtlinien am Arbeitsplatz sowie die Einhaltung dieser Richtlinien ist geregelt unter Abschnitt 2 (3) der Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften, 1974. Alle Angestellten von Kaplan müssen über diese Richtlinien im Bild sein und sie müssen im Mitarbeiterhandbuch enthalten sein.