Kaplan riconosce i suoi obblighi ai sensi della legge decreto Salute e Sicurezza sul Lavoro 1974 e relativa legislazione. La società, nello svolgimento delle proprie attività si assicura di:

• Proteggere la salute e la sicurezza dei propri dipendenti e di altri che potrebbero essere interessati dalle attività.
• Limitare gli effetti negativi per l'ambiente in cui tali attività vengono svolte.

Kaplan riconosce le competenze e gli sforzi dei suoi dipendenti tra i suoi beni più grandi, ed ha la responsabilità di fornire loro benessere; altrettanta attenzione sarà riconosciuta per i suoi studenti, partner, fornitori e visitatori. Per quanto sia ragionevolmente possibile, Kaplan si assicura di:

• Fornire e mantenere ambienti di lavoro sicuri e pratiche che non costituiscono rischi per la salute, la sicurezza e il benessere.
• Formulare norme e criteri che rispettano le prescrizioni di legge in materia di salute, sicurezza, benessere e l'ambiente, in quanto riguardano dipendenti, studenti, imprenditori e cittadini.
• Attivamente promuovere una cultura della salute e della sicurezza attraverso lo sviluppo di buone prassi.
• Salvaguardare i dipendenti, gli studenti e tutti gli altri dai rischi prevedibili per quanto riguarda la salute, la sicurezza o l'ambiente, nei processi in corso, pratiche e sistemi di lavoro.
• Assicurarsi che, quando vengono introdotte nuove sostanze, impianti, macchinario attrezzature, siano previste oltre ad una adeguata guida e istruzione, anche una supervisione per i metodi di lavoro sicuro da sviluppare.
• Formare i dipendenti sull’essere consapevoli delle proprie responsabilità in materia di salute, sicurezza, benessere e questioni ambientali, assicurandosi che partecipano attivamente alla pratica che porta alla prevenzione di incidenti e malattie.
• Senza nulla togliere alla responsabilità giuridica del contraente, Kaplan farà in modo che i contraenti siano informati dei relativi rischi, e che siano stati messi a conoscenza delle procedure di sicurezza e supervisione in conformità con le norme.
• Utilizzare consulenza e orientamento per promuovere la buona salute e per evitare infortuni e malattie.
• Stabilire procedure per monitorare il rispetto delle norme di sicurezza e di cooperare con le autorità e le organizzazioni tecniche, al fine di garantire che i criteri siano aggiornati.
• Stabilire incontri dedicati alla sicurezza per mantenere il controllo efficace sui provvedimenti relativi.
• Assicurarsi che questi obiettivi siano raggiunti, attraverso attività di controllo, sia internamente, attraverso esaminatori competenti, o da consulenti esterni.
• Esaminare e revisionare questa politica ad intervalli regolari.

I responsabili della scuola sono tenuti a garantire che queste norme siano applicate nei diversi settori in cui si applicano. Tutti i dipendenti, a tutti i livelli, sono tenuti a conformarsi alle prescrizioni di queste regole.

I Dirigenti dipartimentali hanno la responsabilità di garantire che tutti gli aspetti della politica aziendale in materia di salute, sicurezza e benessere sul lavoro, regole, processi e procedure vengano osservate e applicate nei loro rispettivi settori di competenza.

Propongono una persona competente in ogni sede per gestire tutte le problematiche di salute, sicurezza e benessere.

Dipendenti, partner e fornitori hanno la responsabilità di osservare le politiche di sicurezza, regole e procedure e di prendersi cura della propria salute e sicurezza e di quella delle altre persone che possono essere interessate dalle loro attività.

Ogni dipendente ha il dovere legale di cooperare con la politica aziendale per il raggiungimento dei criteri in materia di salute e sicurezza sul lavoro.

I dipendenti sono responsabili per la salute, la sicurezza e il benessere di tutti gli studenti e visitatori che hanno in custodia mentre sono nei locali aziendali, e devono garantire la conformità delle loro azioni con le procedure di salute e sicurezza della società.

I dipendenti non devono interferire con qualsiasi cosa sia loro richiesta ai fini della salvaguardia della loro salute e sicurezza.

Gli studenti e i visitatori sono tenuti a rispettare i processi e le procedure di sicurezza e di salute dell’impresa. Devono essere registrati in modo appropriato alla reception delle sedi competenti o seguiti dalla persona designata al loro arrivo e alla partenza.

Gli studenti ei visitatori non devono interferire con qualsiasi con qualsiasi oggetto o procedura fornita per salvaguardare la loro salute e sicurezza.

Le particolari funzioni di applicazione comprendono:

• L'emissione di una dichiarazione di sicurezza locale che definisce nel dettaglio come le regole devono essere applicate a tutti i dipendenti e tutti gli altri visitatori di Kaplan.
• Assegnazione di risorse sufficienti per operare e mantenere luoghi sicuri e sani sul lavoro.
• Fornitura di equipaggiamenti e indumenti protettivi, come richiesto per particolari aree di lavoro e attività, e garantire il corretto uso.
• Garantire un'adeguata e chiara esposizione delle informazioni sui rischi specifici applicabili a ciascun sito. Ogni scuola deve avere disponibile una cartella che raccoglie i documenti con le informazioni sulla salute e sicurezza.
• Promozione della partecipazione effettiva da parte di tutti i dipendenti ad una riunione in materia di salute e sicurezza.
• Fornitura di un'adeguata protezione antincendio, attrezzature di pronto soccorso e procedure di monitoraggio della salute in tutti i siti.
• Attivamente incoraggiare e tenere conto dei feedback su salute, sicurezza e ambiente presso le sedi appropriate per rivedere e migliorare continuamente la politica e le procedure attuali.

È compito del responsabile della scuola di disporre il numero di persone adeguatamente formate per il pronto soccorso qualificato necessario per supportare le attività aziendali. La formazione deve essere effettuata a livello locale tramite un ente riconosciuto.

Il responsabile della scuola deve individuale un numero incaricati in caso di incendio per sostenere evenuali situazioni di emergenza. La formazione può essere fornita dal consulente per gli incendi di Kaplan.

Il responsabile della scuola deve nominare un rappresentante S&S come punto di riferimento per tutte le questioni. La formazione è fornita da un fornitore riconosciuto o dal consulente Kaplan.

Ognuna delle sedi Kaplan è differente, sia per la diversità degli edifici e che per le attività che vi si svolgono all’interno.

Il responsabile della scuoal ha il compito di garantire che tutte le regole di sicurezza siano prese in considerazione e di effettuare una valutazione dei rischi.

Le valutazioni dei rischi aiutano a proteggere il nostro personale, gli studenti e l’attività, e garantisce il rispetto della legge. Aiuta a concentrarsi sui rischi che possano causare un danno reale.

La valutazione del rischio è semplicemente un attento esame di ciò che nell’attività potrebbe causare danni alle persone. La legge non prevede che tutto il rischio sia eliminato, perché sarebbe impossibile ma viene fatto il possibile per minimizzare i danni.

Le valutazioni del rischio saranno intraprese da una persona nominata o designata che è adeguatamente qualificata.

I risultati delle valutazioni dei rischi sono segnalati al responsabile della scuola.

Le azioni necessarie per rimuovere e controllare i rischi saranno approvate dal responsabile della scuola che sarà responsabile nellìassicurare che l'azione richiesta venga implementata.

Le valutazioni vengono riesaminate annualmente o quando l'attività cambia, in caso cambiasse prima della fine dell’anno.

Una nuova valutazione è fatta da un consulente esterno ogni 2 anni o quando ci sono state ristrutturazioni, integrazioni strutturali o l'aggiunta di spazi supplementari.

La rappresentanza del personale, in prima istanza, avverrà con la nomina di un rappresentante, il quale sarà responsabile per la comunicazione, attraverso vari media, dei richiami delle politiche e delle procedure in vigore.

La consultazione con i dipendenti avviene attraverso incontri one-to-one con il diretto manager, meeting generali con i dipendenti e incontri ad hoc se necessari. 

Il responsabile della scuola è responsabile nell'identificare tutte le apparecchiature/impianti che necessitano di manutenzione.

Il responsabile della scuola è responsabile nell'assicurare procedure di manutenzione siano effettuate.

Il responsabile della scuola è responsabile nell'assicurare che tutta la manutenzione che è stata identificata sia implementata.

Eventuali problemi riscontrati con gli impianti e le attrezzature devono essere segnalati al responsabile del centro o al rappresentante designato.

Il direttore degli acquisti delle proprietà garantirà che i controlli vengano effettuati su tutti gli impianti e attrezzature per garantire il soddisfacimento degli standard di salute e sicurezza.

Il responsabile della scuola o il suo rappresentante sarà responsabile di identificare tutte le sostanze che necessitano di una valutazione COSHH.

Il rappresentante della S&S o la società dei servizi locale sarà responsabile di realizzare le valutazioni COSHH.

Il responsabile della scuola sarà responsabile di assicurare che tutte le azioni individuate nelle valutazioni siano attuate.

Il responsabile della scuola o il suo rappresentante designato sarà responsabile di assicurare che tutti i datori di lavoro interessati siano informati sulle valutazioni COSHH.

Tutti le nuove sostanze proposte per l'utilizzo da parte dei dipendenti o collaboratori saranno esaminate per la loro idoneità alla sicurezza prima di acquistarle.

Le valutazioni saranno riesaminate annualmente o quando l'attività di lavoro cambia.

La movimentazione manuale per la natura delle attività di Kaplan è evidenziata come un rischio reale e tutte le precauzioni adeguate devono essere prese.

I gestori dei centri devono assicurare a tutti coloro, che per necessità devono spostare un elemento di natura ingombrante, l’adeguata formazione per la movimentazione manuale e detenere una copia del certificato di presenza al corso. 

Adeguate comunicazioni cartacee relative alla Legge sulla Salute e Sicurezza deve essere esposte in evidenza sia per il personale che per gli studenti.

Le informazioni sulla salute e sicurezza devono essere disponibili in un adeguato numero di fonti che sono chiaramente visibili in azienda e nell’intranet alla sezione S&S.

La supervisione di giovani lavoratori/tirocinanti è eseguita dal responsabile della scuola e le regole devono essere definite in modo specifico alla loro situazione.

Il responsabile della scuola è tenuto ad assicurare che i suoi dipendenti che lavorano in luoghi sotto il controllo di altri datori di lavoro siano informati sulle pertinenti regole di salute e la sicurezza.

Sarà fornita una formazione adeguata a tutti i dipendenti entro un tempo ragionevole dal momento in cui iniziano la loro occupazione. Se necessario, sarà fornita una formazione specifica per gli ulteriori compiti. Inoltre corsi di aggiornamento vengono svolti quando le competenze acquisite non vengono utilizzate di frequente.

La necessità di formazione specifica deve essere identificata dal responsabile della scuola e fornita di conseguenza.

Specifiche posizioni lavorative che richiedono una formazione specifica sono:

• Primi soccorritori

• Incaricati antincendio e sicurezza

• Movimentazione manuale

• Lavori in altezza (sostituzione punti luce)

I certificati di formazione devono essere conservati dal responsabile della scuola.

La formazione sarà organizzata e monitorata dalle società di formazione sulla S&S.

Per alcuni dipendenti che svolgono compiti specifici legati al pronto soccorso e alla gestione degli incidenti sono necessarie formazione e sorveglianza sanitaria. 

Controlli sulla salute saranno prenotati dal responsabile della scuola che saranno anche custodi dei risultati.

Le cassette di pronto soccorso devono essere conservate in un luogo opportuno, come ad esempio la reception.

Gli addetti al primo soccorso, oltre ad aver ricevuto una formazione adeguata, devono essere facilmente riconoscibili con l'uso di mezzi di identificazione nelle loro postazioni di lavoro e i loro contatti devono essere ben visibili e consultabili in tutto l'edificio e nella rete intranet.

Tutti gli incidenti degli studenti e legati al lavoro svolto devono essere registrati nell’agenda degli incidenti, che viene custodita in luogo appropriato

Il responsabile della scuola è incaricato della segnalazione di incidenti, malattie e eventi pericolosi alla Società esperta in S&S in modo che possano essere adeguatamente segnalati all'autorità locale (HSE).

Per il controllo delle condizioni di lavoro, e per garantire che le procedure di sicurezza sul lavoro siano seguite, effettuiamo:

• Controlli periodici dei locali da parte dei dipendenti incaricati

• Indagini su tutti gli incidenti e malattie

• Ispezioni dei locali eseguite da consulenti esterni

La società di gestione S&S è responsabile delle indagini sugli incidenti.

Il responsabile della scuola si occupa delle indagini legate alle assenze per malattia legata al lavoro.

Il responsabile della scuola è responsabile di prendere provvedimenti basati risultati dell'indagine per evitare rischi e incidenti.

Il responsabile della scuola ha la responsabilità di assicurare che la valutazione del rischio di incendio sia effettuata, non scaduta e implementata.

Il responsabile della scuola deve garantire che le vie di fuga siano controllate, preferibilmente dal rappresentante di un ente incaricato, per garantire che siano libere da ostruzioni, vi siano porte per questo scopo, e che abbiano la corretta segnaletica. Questo dovrebbe essere fatto di routine, almeno una volta al mese.

Il responsabile della scuola ha il compito di garantire la manutenzione di tutti gli estintori, i quali devono essere controllati annualmente da un tecnico. Inoltre, un responsabile deve effettuare un controllo visivo su tutti gli apparecchi almeno una volta al mese. Il controllo visivo serve per assicurare che l'attrezzatura sia funzionante, disponibile per l'uso e senza ostacoli all’accesso. Il responsabile ha l’obbligo di segnalare tempestivamente eventuali difetti o presunti scarichi dannosi.

Gli allarmi devono essere testati ogni settimana, negli edifici con non proprietari questo dovrebbe essere effettuato dagli agenti immobiliari, la notifica di tali prove deve essere chiaramente visibile in un punto di rilievo per tutti gli studenti e il personale, e dovrebbero svolgersi in un momento della giornata rilevante.

L’evacuazione di emergenza deve essere testata ogni 6 mesi; solo il personale addetto dovrebbe essere informato dei dettagli della pratica. Un breve incontro post evacuazione dovrebbe avvenire con i vigili del fuoco e il personale addetto per comprendere le difficoltà riscontrate e migliorare la comprensione delle responsabilità da parte di coloro nominati come rappresentanti delle norme.

Questa dichiarazione normativa generale in materia di salute e sicurezza sul lavoro e sull'organizzazione e le modalità di sostegno della politica, è costituita ai sensi della Sezione 2 (3) della Health and Safety at Work ecc. Act 1974. Viene comunicato a tutti i dipendenti di Kaplan e viene incluso nella Guida del dipendente.